Politiques et procédures

Conformément à la réglementation qui lui est applicable, notamment les articles L. 541-1 et suivants du Code monétaire et financier et le règlement général de l'Autorité des marchés financiers (RGAMF) au titre de son activité de Conseiller en Investissements Financiers (CIF), ainsi que les articles L. 521-1 et suivants et R. 521-1 et suivants du Code des assurances et la directive (UE) 2016/97 sur la distribution d'assurances (DDA) au titre de son activité d'intermédiaire en assurance, Fitekk a mis en place une politique visant à prévenir et à gérer les conflits d'intérêts susceptibles d'apparaître lors de la fourniture de ses services, ou d'une combinaison de ces services, à un ou plusieurs de ses clients.

Fitekk SAS (« Fitekk ») est immatriculée auprès de l'ORIAS sous le numéro [À COMPLÉTER — n° ORIAS] au titre de ses activités de Conseiller en Investissements Financiers et d'intermédiaire en assurance. Fitekk adhère à l'association professionnelle [À COMPLÉTER — ex. ANACOFI-CIF / CNCEF / CNCGP] , agréée par l'AMF, au titre de son activité de CIF.

La présente politique couvre l'ensemble des activités de Fitekk.

Définition

Un conflit d'intérêts est défini comme un conflit préjudiciable entre les intérêts de Fitekk et ceux de ses clients, ou entre les intérêts de plusieurs clients de Fitekk. Différentes situations sont susceptibles de se présenter dans le cadre de l'activité de Fitekk :

conflit d'intérêts entre Fitekk et un client ;
conflit d'intérêts entre un collaborateur et un client ;
conflit d'intérêts entre un partenaire ou une relation d'affaires et Fitekk ou les clients ;
conflit d'intérêts entre deux clients.

Fitekk s'est dotée d'un dispositif relevant de la responsabilité du Responsable de la conformité, qui s'assure, en toute indépendance, de la mise en place de mesures préventives et de mesures de contrôle en matière de conflits d'intérêts. L'ensemble des collaborateurs de Fitekk y est soumis.

Ce dispositif repose notamment sur des règles de déontologie, une cartographie et un registre des conflits d'intérêts, des mesures d'encadrement applicables aux collaborateurs, des canaux de signalement (dont le dispositif d'alerte interne, qui garantit la protection de son auteur) et des contrôles de premier et de second niveau, décrits dans les sections suivantes.

Prévention

Fitekk s'assure du respect, par son personnel, des obligations professionnelles auxquelles il est soumis dans l'exercice de ses activités, ainsi que des dispositions réglementaires applicables. Ce dispositif se décline à plusieurs niveaux.

Déontologie

Les règles de déontologie de Fitekk, auxquelles l'ensemble des collaborateurs est soumis, garantissent la primauté des intérêts des clients et la prévention des conflits d'intérêts. Chaque collaborateur a l'obligation de se comporter avec loyauté et d'agir de manière équitable dans l'intérêt des clients, en respectant l'intégrité, la transparence et la sécurité du marché. Des formations régulières sont dispensées au personnel.

Cartographie et registre

Fitekk a procédé au recensement des situations pouvant faire apparaître un conflit d'intérêts, en tenant compte de sa taille, de son organisation et de la nature et de la complexité de ses activités. Cette cartographie est revue au moins annuellement et lors de tout lancement de nouveau service. Les situations de conflits d'intérêts avérés sont répertoriées dans un registre, mis à jour sur événement et recensant les mesures de remédiation prises.

Mesures d'encadrement

Fitekk met notamment en œuvre : un processus formel d'évaluation préalable des nouveaux produits et services ; des règles encadrant les transactions personnelles des collaborateurs ; des règles encadrant l'acceptation de cadeaux et avantages ; un processus de déclaration des mandats et activités extérieurs ; des principes de rémunération conçus pour ne pas inciter à faire primer les intérêts de Fitekk ou de ses collaborateurs sur ceux des clients.

Rémunération et rétrocessions

Fitekk perçoit, au titre de ses activités de conseil et de distribution, la rémunération suivante : [À COMPLÉTER] .

Ces informations sont communiquées au client avant la fourniture du service, notamment au sein du Document d'Entrée en Relation (DER).

Liens capitalistiques et partenariats

Fitekk recense les liens capitalistiques, administratifs ou financiers significatifs entretenus avec les producteurs de produits financiers et les assureurs dont les produits sont distribués ou recommandés sur la plateforme : néant à ce jour.

Ces informations sont tenues à jour et portées à la connaissance du client conformément à l'article R. 521-1 du Code des assurances et aux dispositions applicables aux CIF.

Indépendance du conseil et gamme de produits

Fitekk précise à ses clients si le conseil fourni est délivré de manière indépendante ou non, ainsi que l'étendue de la gamme de produits et services pris en compte dans le cadre de son analyse : [À COMPLÉTER — gamme ouverte / gamme restreinte à une sélection de partenaires / produits propriétaires, et le cas échéant la liste ou les catégories de producteurs et d'assureurs référencés] .

Protection des informations confidentielles

Les collaborateurs sont tenus au secret professionnel et à un cloisonnement strict des informations non publiques, y compris après leur départ de l'entreprise.

Structures de contrôle

Par un double niveau de contrôle (contrôle permanent assuré en interne et contrôle périodique indépendant), Fitekk s'assure plus particulièrement : de la séparation des fonctions ; de la maîtrise de la circulation des informations confidentielles ; du respect des dispositions applicables aux collaborateurs exerçant des fonctions sensibles ; de l'établissement et de la tenue de la cartographie et du registre des conflits d'intérêts.

Situations de conflits identifiées propres à l'activité de Fitekk

Au-delà des catégories générales mentionnées ci-dessus, Fitekk a identifié, dans le cadre de sa cartographie des risques, les situations suivantes comme pouvant, en particulier, donner lieu à un conflit d'intérêts [À VALIDER ET COMPLÉTER SELON LA CARTOGRAPHIE RÉELLE DE FITEKK — les exemples ci-dessous sont des propositions à adapter] :

l'agrégation des comptes et avoirs du client couplée à la recommandation, sur la même plateforme, de produits financiers ou d'assurance rémunérant Fitekk ;
l'utilisation d'un outil de recommandation ou de génération de stratégie patrimoniale personnalisée, dont les paramètres pourraient être influencés par des considérations commerciales plutôt que par le seul intérêt du client ;
une politique de rémunération variable des collaborateurs indexée, en tout ou partie, sur les volumes de souscription ou de collecte ;
le choix, parmi plusieurs producteurs proposant des produits équivalents, du produit le plus rémunérateur pour Fitekk plutôt que du produit le plus adapté aux besoins du client.

Gestion des conflits avérés

Tout collaborateur qui identifie une situation de conflits d'intérêts, réel ou potentiel, doit la signaler sans délai à la fonction Conformité, qui l'évalue et détermine les mesures de traitement appropriées. Les signalements peuvent également être effectués par le canal du dispositif d'alerte interne de Fitekk. Toute personne en situation de conflit est écartée des décisions correspondantes. Les cas avérés, leur évaluation et les mesures prises sont consignés au registre, conservés au moins cinq ans et tenus à la disposition des autorités compétentes.

La présente politique et ses éventuelles mises à jour sont approuvées par les dirigeants effectifs de Fitekk, responsables de sa mise en œuvre effective.

Information de la clientèle

Indépendamment des mesures de gestion interne décrites ci-dessus, Fitekk communique systématiquement à ses clients, avant la fourniture de tout service et notamment au sein du Document d'Entrée en Relation (DER), les informations relatives à son statut d'indépendance, à son mode de rémunération et à ses éventuels liens capitalistiques avec des producteurs ou assureurs partenaires.

Dans l'hypothèse où Fitekk constaterait que les mesures déployées sont insuffisantes pour garantir, avec une certitude raisonnable, que le risque de porter atteinte aux intérêts d'un client sera évité, Fitekk informera clairement et de manière suffisamment détaillée, sur un support durable et avant d'agir en son nom, le client concerné de la nature générale ou de la source de ces conflits d'intérêts, afin que celui-ci puisse prendre une décision en connaissance de cause. Le recours à cette information est une mesure de dernier ressort.

Revue de la politique

La présente politique est revue au moins une fois par an, ainsi qu'à chaque évolution législative, réglementaire ou organisationnelle significative.

La présente version porte le numéro [À COMPLÉTER] et a été approuvée le [À COMPLÉTER] .